Conflicto de intereses

El conflicto de intereses es un conjunto de circunstancias que supone un riesgo profesional para la Arthritis Foundation. 

I. Propósito y alcance:
Un conflicto de intereses es un conjunto de circunstancias que generan un riesgo de que el criterio o la actuación profesional en relación con algún Interés Principal de la Arthritis Foundation se vea indebidamente influenciado por un Interés Secundario.  En pocas palabras, los Intereses Secundarios no pueden llegar a tener más peso que los Intereses Principales en la toma de decisiones de la Fundación.  Evitar los Conflictos de Intereses es una parte fundamental de la observancia de las prácticas legales y éticas de la Fundación. Los Conflictos de Intereses pueden dañar gravemente la reputación de la Fundación y generar costos innecesarios.  Esta política tiene como finalidad limitar los efectos adversos de los Conflictos. El objetivo de la Fundación es evitar o resolver todo Conflicto de Intereses.  Toda persona con capacidad para representar a la Fundación en el cumplimiento permanente de su misión, la cual establece en sus objetivos todos los Intereses Principales, está sujeta a la presente política.  Dichas personas tienen el deber de prevenir, informar y manejar los Conflictos de Intereses de conformidad con esta política.  La articulación y el cumplimiento de la presente política de Conflicto de Intereses reconocen el enorme beneficio que recibe la Fundación de los diversos intereses y conocimientos de los voluntarios y el personal, sin embargo, deben equilibrar esos beneficios con los posibles Conflictos que puedan surgir.

Cabe mencionar que la política de Conflicto de Intereses de la Fundación forma parte de una serie de políticas fundamentales relacionadas con cuestiones legales o éticas que pueden surgir en el curso ordinario del cumplimiento de nuestra misión.  Las otras políticas complementarias incluyen el Código de Ética, la Política de aceptación de obsequios y la Política de protección para informantes de la Fundación.


Ninguna disposición de la presente política podrá considerarse sustitutiva o supletoria de ninguna ley federal o estatal aplicable en materia de gobernanza y funcionamiento de las organizaciones sin fines de lucro y las organizaciones exentas del impuesto federal sobre la renta y elegibles para recibir contribuciones deducibles de impuestos con arreglo al artículo 501(c)(3) del Código de Impuestos Internos de los EE. UU. (IRC). 


II. Definiciones:
"Persona Relacionada": (1) un miembro de la familia inmediata o cercana de un Representante; (2) un amigo personal cercano de un Representante; (3) cualquier organización que emplee a un Representante o un miembro de su familia inmediata o un amigo personal cercano; (4) cualquier organización en la que un Representante (o un miembro de su familia inmediata o un amigo personal cercano) sea socio o tenga una participación de más del 10% en cualquier clase de títulos valores; o (5) un fideicomiso del cual un Representante sea fiduciario, o en el cual un Representante o un miembro de su familia o un amigo personal cercano sea beneficiario o fideicomisario.  Esta definición pretende recoger el sentido más amplio de "familia inmediata o cercana" o "amigo personal cercano", por lo que cualquier persona que razonablemente pueda describirse como tal debe ser considerada una Persona Relacionada.

"Junta": la Junta directiva nacional de la Fundación.

"Presidente": cuando se use sin más precisión, se refiere al Presidente de la Junta o el presidente de cualquier comité, consejo, junta de gobierno u otro grupo de voluntarios.

"Conflicto de intereses": un conjunto de circunstancias o relaciones que crea o incrementa el riesgo de dejar de lado los Intereses Principales como consecuencia de privilegiar Intereses Secundarios. En tales situaciones, las circunstancias, relaciones e Intereses Secundarios podrían crear condiciones tales de modo que los Intereses Secundarios adquieran mayor peso que los Intereses Principales.

"Contrato": el acuerdo jurídico formal que define la relación comercial entre la Fundación y los Terceros. 

"Fundación": la Arthritis Foundation en su totalidad, incluida la Oficina Central y todas las oficinas locales, grupos de voluntarios, juntas locales de gobierno, consejos, comités u otros grupos afines, de forma individual y colectiva.

"Oficina Central": la sede de la Fundación, actualmente ubicada en Atlanta, Georgia.

"Director Ejecutivo Nacional": el presidente y director ejecutivo de la Fundación.

"Intereses Principales": todo el conjunto de consideraciones, estrategias, planes comerciales y operaciones comerciales, cuando se ejecutan, conducen al cumplimiento de las metas y los resultados que constituyen la misión de la Fundación.

"Representante": cualquier persona que participe de algún dictamen o medida que se relacione con el cumplimiento de los Intereses Principales de la Fundación.  Ello incluye a cada uno de los empleados de la Fundación, todos los directivos y miembros de la Junta, así como los miembros de todos los comités y equipos de trabajo creados por la Junta. Otras personas relacionadas con el cumplimiento de los Intereses Principales de la Fundación podrán ser considerados Representantes, calidad que se determinará caso por caso.  La persona designada por el Director Ejecutivo Nacional será responsable de mantener una lista actualizada de todos los Representantes de la Fundación.

"Intereses Secundarios": situaciones en las que surge el riesgo de que los Representantes o sus Personas Relacionadas puedan ejercer una influencia indebida de modo tal que se beneficien de una decisión, acción u omisión de la Fundación.  No es necesario que el beneficio recibido por los Representantes o Personas Relacionadas como resultado de situaciones que involucren un Interés Secundario sea de carácter económico.  Algunas situaciones específicas que dan lugar a Intereses Secundarios incluyen (a modo meramente enunciativo):  

  • el Representante o Persona Relacionada es empleado o tiene una participación significativa en una entidad con la que trabaja la Fundación; 
  • el Representante o Persona Relacionada recibe una consideración especial como resultado de un trato comercial que involucra a la Fundación; 
  • el Representante o Persona Relacionada se beneficia de alguna medida de la Fundación o de información recibida con motivo de su colaboración con la Fundación;
  • el Representante utiliza su función en la Fundación para promover sus propios intereses comerciales o personales o los de una Persona Relacionada.

"Terceros": personas físicas o jurídicas que celebren un Contrato con la Fundación para la prestación de bienes o servicios, a título oneroso o gratuito, pero que no sean empleados de la Fundación.

III. Pautas:
I. Los Conflictos de Intereses pueden ser reales o percibidos.  En el presente documento, la frase "Conflictos de Intereses" se refiere tanto a Conflictos de Intereses reales como percibidos sin distinción, salvo indicación expresa en contrario.  Asimismo, esta política también abarca situaciones en las que simplemente es posible que se de un Conflicto de Intereses real o percibido, aunque aún no haya ocurrido o surgido.

a. Habrá un Conflicto de Intereses Real cuando un Representante actúe en nombre de la Fundación, participe en una decisión bajo consideración o tenga la capacidad de influir en una decisión en la que el Representante o una Persona Relacionada obtenga una Ganancia Personal o tenga un interés personal o económico inmediato que se vea afectado por el acto o la decisión de forma significativa.  

b.Habrá un Conflicto de Intereses Percibido cuando un observador razonable pueda pensar que la medida tomada por un Representante o la participación o influencia de un Representante en una decisión constituye un Conflicto de Intereses real.

II. Las transacciones financieras (es decir, el trato con proveedores externos) deben estar libres de todo Conflicto de Intereses y están sujetas a revisión por parte de la alta dirección y la Junta como parte de los programas permanentes de cumplimiento de la dirección y las obligaciones de gobierno de la junta, según corresponda.  Los tratos comerciales celebrados con firmas externas no deberían suponer ganacias inusuales para esas firmas.

III.  En el Apéndice A adjunto, se incluyen otros ejemplos específicos de Conflictos de Intereses y de los métodos adecuados para manejarlos. 

IV.   Manejo de los Conflictos de Intereses
I.  Medidas preventivas.  La Fundación implementará los siguientes procedimientos para descubrir cualquier Conflicto de Intereses:
a. Divulgación.  Cada año antes del 31 de enero, la dirección llevará a cabo un proceso relativo a los Conflictos de Intereses para consultar y evaluar a todos los Representantes de la Fundación sobre la existencia de dichos conflictos.  Al ingresar como Representante de la Fundación, y cada año a partir de entonces antes del 31 de enero, los Representantes deberán completar un Formulario de divulgación de Conflictos de Intereses, cuya copia se adjunta como Apéndice B. Una vez completados, dichos formularios se revisarán como parte del proceso, los miembros designados de la alta dirección analizarán todos los Conflictos señalados y los resultados se informarán al Director Ejecutivo Nacional y el Comité de Auditoría de la Junta. El Comité de Auditoría deberá informar a la Junta los resultados y el cumplimiento de la presente política.  Todo Conflicto de Intereses que se divulgue en cualquier momento o de cualquier manera distinta del ciclo anual de presentación de formularios de divulgación debe elevarse de inmediato a la alta dirección y notificarse al Director Ejecutivo Nacional.  La Fundación adoptará como práctica la consideración de todos los Confictos de Intereses conocidos y la consulta sobre la posible existencia de conflictos desconocidos antes del comienzo de las deliberaciones en reuniones sobre juicios o acciones relacionadas con los Intereses Principales de la Fundación.

b. Terceros.  El personal evaluará a los Terceros antes de proceder con la contratación con el fin de identificar cualquier Conflicto de Intereses.  Al momento de la contratación, deberá proporcionarse una copia de esta política a los Terceros.  Se solicitará a los Terceros que documenten la naturaleza de cualquier Conflicto de Intereses o den fe de su inexistencia. Los Terceros que divulguen algún Conflicto de Intereses no podrán ser contratados por la Fundación sin la aprobación del Director Ejecutivo Nacional.  En ningún caso se autorizará a un Representante de la Fundación que tenga un Interés Secundario conocido que incremente el riesgo de influencia indebida a aprobar el pago correspondiente a ese Tercero.  

c. Divulgación.  Deberá porporcionarse una copia de esta política a todo empleado nuevo de la Fundación al ser contratado.  Todos los formularios de divulgación se mantendrán archivados en Recursos Humanos.

II.  Conflictos irreconciliables.  Ciertos Conflictos de Intereses no se pueden manejar ni conciliar (mediante divulgación, recusación u otro método).  Los actos o las intervenciones de un Representante que den lugar a un Conflicto irreconciliable están terminantemente prohibidos.  En el Apéndice A se enumeran ejemplos de actos o relaciones prohibidos.  

III.  Conflictos manejables.  Existen otros Conflictos de Intereses que pueden manejarse a través de la divulgación, la recusación u otra medida que limite los posibles riesgos asociados al Conflicto.  En el Apénide A se enumeran ejemplos de Conflictos manejables. A continuación se incluyen ejemplos, con carácter meramente enunciativo, de formas de manejar ciertos Conflictos de Intereses:

a.    Divulgación.  Cuando surja la necesidad de divulgar un Conflicto de Intereses, el Representante afectado deberá notificar dicho conflicto a su supervisor, quien a su vez debe informar la divulgación a la alta dirección.  Esta divulgación es necesaria independientemente de que se haya divulgado el Conflicto anteriormente (por ejemplo, mediante el Formulario de divulgación anual) y si existe incertidumbre sobre la situación.  Si otro voluntario o empleado toma conocimiento de un Conflicto de Intereses no divulgado por el Representante afectado, esa otra persona deberá notificar el Conflicto.  La divulgación debe describir el Conflicto con suficiente detalle para determinar si efectivamente existe un Conflicto y la respuesta necesaria.  La divulgación de Conflictos deberá instrumentarse por escrito o incluirse en las actas de la reunión correspondiente.  

b.    Recusación.  En caso de que efectivamente exista un Conflicto de Intereses, el Representante afectado deberá abstenerse voluntariamente de participar en cualquier decisión sobre el asunto relacionado con el Conflicto.  Si corresponde, el Representante podrá solicitar que se le de la oportunidad de proporcionar información fáctica y realizar observaciones antes de votar sobre el asunto, pero no podrá emitir su voto.  El Presidente correspondiente, a su criterio, podrá requerir que el Representante abandone la sala antes de la deliberación final y durante la votación, o incluso durante todas las deliberaciones y la votación. En caso de que el Presidente de la Junta sea el Representante en cuestión, el vicepresidente de la Junta deberá asumir las funciones de Presidente.

c.   Negativa del Representante a recusarse.  En caso de que se haya divulgado un Conflicto de Intereses pero el Representante se niegue a recursarse voluntariamente, o en situaciones en las que el Representante no considere que la situación presente un Conflicto de Intereses, el Presidente correspondiente (i) podrá determinar si existe un Conflicto de Intereses que requiera recusación, sujeto a anulación por parte del Comité o la Junta en pleno por moción de cualquiera de sus miembros; o (ii) podrá remitir la decisión directamente al Comité o la Junta en pleno.  En cualquiera de los casos, la Junta o el Comité deberá considerar y someter a votación si existe un Conflicto que requiera recusación.  El Representante deberá recusarse respecto de esta deliberación y votar luego de proporcionar información relevante.  En caso de que el Presidente de la Junta sea el Representante en cuestión, no podrá determinar ni participar en la determinación de si existe un Conflicto que requiera recusación y el vicepresidente de la Junta deberá asumir las funciones de Presidente.

d.    Actos restringidos para el personal.  Tras la divulgación de la existencia de un Conflicto que afecte a un empleado, su supervisor podrá requerir que ya no participe en la medida de la Fundación relacionada con el Conflicto o en la relación o actividad que originó el Conflicto.  El Apéndice A incluye algunos ejemplos. El empleado afectado podrá solicitar que el personal de dirección correspondiente y/o el departamento de Recursos Humanos analicen y aborden el Conflicto del empleado.

IV.    Consecuencias del incumplimiento:
En caso de inobservancia de los procedimientos para identificar y manejar los Conflictos de Intereses establecidos en la presenta política, el Presidente de la Junta, el Director Ejecutivo Nacional o la persona designada por cualquiera de ellos deberá analizar los hechos y podrá tomar las acciones correctivas correspondientes, incluidas, entre otras, la revocación, rescición o resolución de un contrato, la devolución de dinero, la reconsideración de la decisión y la sanción o destitución del Representante involucrado por causa justificada, de conformidad con el Estatuto de la Fundación, el Código de Ética y demás políticas aplicables.
 

Apéndice A
EJEMPLOS DE CONFLICTOS DE INTERESES

I. Actos prohibidos y Conflictos
Si bien esta no es una lista exhaustiva, los siguientes son ejemplos de situaciones que se están prohibidas en todo momento:

I. Apropiación indebida: los Representantes o Personas Relacionadas no podrán hacer uso de los activos o instalaciones de la Fundación para ninguna actividad o consultoría privada por la cual el Representante perciba una remuneración de un Tercero, ni utilizar esos activos o instalaciones fuera del ámbito de su relación con la Fundación.

II. Recepción de obsequios, esparcimiento u otros favores: los Representantes o Personas Relacionadas no podrán solicitar ni aceptar obsequios, dinero en efectivo, viajes o alojamiento, esparcimiento excesivo, préstamos o cualquier otro obsequio o favor, excepto según lo permitido por la Política sobre obsequios y gratificaciones de la Fundación.

III. Obsequios o esparcimiento: los fondos u otros activos de la Fundación no podrán utilizarse para la realización de pagos indebidos a quienes tengan o pretendan tener un trato comercial con la Fundación.  Esta prohibición comprende los pagos directos o indirectos por medio de terceros, así como el reembolso a los Representantes por pagos indebidos efectuados por ellos.  No obstante, los Representantes podrán dar obsequios o brindar esparcimiento a otros a cargo de la Fundación cuando dichos obsequios, favores o esparcimiento tengan un valor limitado y sean compatibles con las prácticas aceptadas y no violen la ley aplicable. 

IV. Empleo externo incompatible: los Representantes que son empleados de la Fundación no podrán tener un empleo externo que sea incompatible con su trabajo, el horario fijado o el desempeño de tareas de la Fundación.  En caso de incertidumbre acerca de la existencia de un posible Conflicto, antes de aceptar el empleo con alguna organización o persona con la que la Fundación tenga trato comercial, el Representante deberá presentar por escrito una descripción del trabajo a realizar, la remuneración y la duración prevista del trabajo al miembro de personal responsable o la Junta o el Comité correspondiente de ese órgano, quien decidirá si existe un Conflicto de Intereses y comunicará su respuesta al Representante por escrito.  El personal de la Fundación debe divulgar al personal directivo correspondiente cualquier empleo externo antes de su contratación.  La dirección abordará estos asuntos con el personal de manera individual.  Los Representantes que no sean empleados de la Fundación no podrán utilizar su colaboración con la Fundación para promover los intereses de sus empleadores o los de sus Personas Relacionadas.  

V. Divulgación ilícita: los Representantes no podrán divulgar los documentos o registros de la Fundación a ninguna persona ajena a la Fundación y, en particular, a ninguna persona o entidad que tenga una relación conflictiva con la Fundación.  Mantener la confidencialidad de los integrantes, los participantes de los programas y los donantes es de vital importancia para mantener la confianza de los primeros en la Fundación.  Asimismo, la información sobre nóminas y beneficios, registros financieros y actas de la Junta podrá divulgarse únicamente previa autorización específica del Director Ejecutivo Nacional o las personas que este designe y de conformidad con los requisitos legales y de consentimiento aplicables.

VIL Intereses Secundarios.  Los Representantes no podrán realizar ningún acto en nombre de la Fundación que derive en un beneficio para ellos o sus Personas Relacionadas.  Por otra parte, cualquier beneficio que diera lugar a un Conflicto inadmisible podría ser causado directa o indirectamente por la actuación o decisión de la Fundación y podría verificarse de inmediato o en el futuro.  

II. Conflictos que requieren divulgación, recusación u otra medida
Si bien esta no es una lista exhaustiva, los siguientes son ejemplos de situaciones que requieren divulgación y, tal vez, la recusación del Representante respecto de la consideración del Conflicto:

I. Nepotismo: los Representantes no podrán participar en ninguna decisión que involucre la contratación, ascenso o despido de un familiar o amigo personal cercano.  Los Representantes no podrán supervisar a ninguna persona que sea pariente u otra Persona Relacionada.

II. Intereses económicos: los Representantes no podrán participar en ningún proceso de toma de decisiones relacionado con un interés personal, administrativo u económico propio o de sus Personas Relacionadas.  Dichos intereses incluyen:

   a. Situaciones en las que el Representante o una Persona Relacionada sea una organización que tenga a la Fundación como cliente.

   b. Situaciones en las que el Representante o una Persona Relacionada sea cliente de la Fundación.

   c. La negociación o el proceso de licitación de cualquier contrato que la Fundación celebre con el Representante o una Persona Relacionada.

   d. Situaciones en las que los actos o las decisiones de la Fundación afecten los intereses personales, administrativos o económicos del Representante o una Persona Relacionada de manera indirecta, como una decisión que afecte a un competidor del Representante o una Persona Relacionada. 

III. Emolumentos y honorarios: los Representantes no deben tomar ninguna medida que afecte a los proveedores u organizaciones que hayan dado o pagado al Representante o su Persona Relacionada honorarios, emolumentos o empleo a tiempo parcial de manera tal que una persona razonable consideraría que dicha situación vulnera o parece vulnerar la independencia de criterio o el desempeño de sus deberes.  Los representantes también deberán divulgar la existencia de un Conflicto y recusarse respecto de la toma de decisiones que afecten a tales proveedores u organizaciones.  

IV. Becas y financiamiento: un Representante o Persona Relacionada que actualmente sea beneficiario o tenga una solicitud pendiente para recibir una beca o financiación no podrá tomar ninguna medida en nombre de la organización y deberá divulgar su Conflicto y recusarse para no participar de cualquier decisión relacionada con becas y financiación.  En consecuencia, por ejemplo, si una persona es empleada de una institución que es beneficiaria de becas de la Fundación y se le pide, en su calidad de voluntario de la Fundación, que tome una medida (i) que involucre directamente la solicitud de beca presentada por su empleador o (ii) que pueda influir en la futura disponibilidad de dichas becas para instituciones como su empleador, la persona tendría un Conflicto de Intereses.  En el supuesto (i), la persona tiene un Conflicto de Intereses real.  En el supuesto (ii), la persona tiene, cuando menos, un Conflicto de Intereses percibido.  Esta persona no debería participar en las decisiones relacionadas con esas becas o con solicitudes directamente competidoras.

V. Conflictos de misiones: un Representante que sea empleado de una organización o empresa que tenga una misión o interés comercial que compita o esté en conflicto con la misión de la Fundación no debería tomar ninguna medida en nombre de la Fundación en relación con dicha organización o empresa y deberá divulgar el Conflicto de Intereses y recusarse para no participar de ninguna decisión relacionada con dicha organización o empresa competidora.  Del mismo modo, un Representante o Persona Relacionada que se desempeñe como voluntario en otra organización sin fines de lucro que tenga una misión que compita o esté en conflicto con la misión de la Fundación no debería tomar ninguna medida en su nombre, debería divulgar su Conflicto de Intereses y recusarse para no participar en ninguna decisión relacionada con dicha organización competidora.  

VI. Actividades del personal: si las funciones de un empleado requieren que actúe en nombre de la Fundación de una manera que entre en conflicto con una relación personal o comercial, el empleado debería discutir dicho Conflicto de Intereses con su supervisor.  El supervisor podrá requerir que el empleado deje de participar en tareas que entren en conflicto con sus relaciones personales o comerciales.  Por ejemplo, si un empleado está analizando ofertas en un proceso de selección de proveedores y su cónyuge es una de las empresas licitadoras, ello daría lugar a un Conflicto de Intereses.  El supervisor podrá asignarle al empleado otras tareas para que no analice la empresa de su cónyuge.  En ciertos casos, las relaciones externas de un empleado podrían presentar un Conflicto de Intereses irreconciliable con sus funciones laborales esenciales en la Fundación.  En tales casos, el Director Ejecutivo Nacional o las personas que este designe deberían participar en la determinación de la forma adecuada de manejar la situación.

Haga clic aquí para descargar el Formulario de divulgación de Conflicto de Intereses (Voluntario) 
 
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