Política de protección para informantes

Recomendada por: Comité de Auditoría

Fechas de adopción o revisión:    
3 de agosto de 2012
5 de marzo de 2017
Junio de 2019
    
Aprobada por: Junta Directiva

De conformidad con la política de mantener los estándares de conducta y ética más elevados, la Arthritis Foundation investigará cualquier sospecha de robo, uso o abuso fraudulento o deshonesto de los recursos o la propiedad de la Arthritis Foundation, destrucción indebida de registros o violaciones a la Política sobre conflicto de intereses de la fundación por parte de empleados, integrantes de la Junta Directiva, asesores o voluntarios. La Arthritis Foundation ha establecido un proceso mediante el cual los empleados, asesores y voluntarios pueden informar la sospecha de conductas fraudulentas o deshonestas sin miedo a represalias u otras consecuencias adversas.  Un número gratuito nacional se ha puesto a disposición de todos los empleados, voluntarios y miembros de la comunidad de la Arthritis Foundation para hacer esos informes cuando se considere necesario.

Si una persona tiene inquietudes respecto de un posible uso o abuso fraudulento o deshonesto de recursos o propiedad, primero debe conversarlo con su supervisor inmediato o, si la sospecha proviene de un voluntario, con el miembro del personal que respalda el trabajo del voluntario. Si, por algún motivo, a una persona le resulta difícil informar sus inquietudes a un supervisor o miembro del equipo de gerencia que respalda el trabajo del voluntario, la persona puede informar sus inquietudes directamente a un miembro del equipo de liderazgo sénior o al director general.  Sin embargo, este mecanismo tiene como objetivo brindar una opción si los empleados consideran que su inquietud no fue abordada de manera adecuada o si no se sienten cómodos para conversarla con sus gerentes.  

Hay un mecanismo adicional para hacer informes disponible a través del número gratuito nacional 866-229-6636, el que es administrado por un tercero independiente.  Tanto los empleados como quienes no lo son pueden informar actividad cuestionable relacionada con controles financieros, presentación de informes, auditorías, problemas de contabilidad y otras formas de posibles irregularidades financieras llamando a este número gratuito.  Este número también puede utilizarse para denunciar acusaciones de conducta deshonesta por parte de empleados o voluntarios de la fundación que actúan en nombre de esta.  

Quienes llaman pueden no decir su nombre para elegir que la comunicación sea anónima. Las partes que investigan el asunto harán todos los esfuerzos posibles por mantener el anonimato o la confidencialidad durante el transcurso de la investigación.  Las llamadas recibidas por los operadores de informantes se resumirán y reenviarán lo antes posible al vicepresidente de Recursos Humanos y al presidente del Comité de Auditoría.  En el caso de que el sujeto mencionado en la denuncia del informante sea alguna de esas personas, la llamada se reenviará al director de operaciones en lugar de a esa persona.  

El vicepresidente de Recursos Humanos u otra persona designada analizará la inquietud y la elevará al miembro apropiado del equipo de liderazgo sénior o del Comité Ejecutivo para determinar una estrategia a fin de investigar la denuncia.  Todas las denuncias que la Política de protección para informantes cubre se informarán al presidente del Comité de Auditoría, que brindará orientación y supervisión en la investigación.  El presidente del Comité de Auditoría informará el estado de todas las denuncias al Comité de Auditoría en pleno y, si corresponde, al Comité Ejecutivo y a la Junta Directiva en todas las cuestiones que se consideren significativas.

El hecho de que se ponga este mecanismo de informes a disposición de todos los empleados, asesores y voluntarios no debe interpretarse como una indicación de que a la organización le preocupa que pueda existir un problema.  La fundación considera que es importante tener un mecanismo para garantizar que nunca haya dudas respecto de si la administración financiera de la Arthritis Foundation u otras actividades de la organización o las personas se hacen de forma apropiada.  Si se plantean preguntas, las personas afectadas deben tener un mecanismo para expresar sus inquietudes.  La fundación hace que los empleados, miembros de la Junta Directiva, asesores y voluntarios cumplan con este nivel de estándar ético por igual.  Los empleados u otras personas que hagan denuncias como informantes de buena fe no serán despedidos, suspendidos, amenazados, acosados ni discriminados de ninguna forma, ni se los pasará a un puesto de menor categoría, como consecuencia de haber hecho dichas denuncias.

En la medida en que las disposiciones de esta política no sean congruentes con las leyes locales, estatales o federales aplicables, en esa jurisdicción y con el mínimo alcance que sea necesario, esta política se interpretará de manera que permita el cumplimiento de las leyes aplicables. La fundación no debe confiar únicamente en esta política, sino que debe referirse a las leyes locales y estatales aplicables que rigen las cuestiones incluidas en esta política, y cumplir con ellas.