Herramientas para los voluntarios de la carrera Jingle Bell Run

La cacrrera Jingle Bell Run depende en gran medida de los voluntarios locales para que cada evento sea un éxito. Hay oportunidades de voluntariado en el día del evento, así como puestos en el comité de eventos a largo plazo. 

 

Todo evento necesita una organización. Este calendario ayudará a que todos se mantengan en el camino hacia el éxito.

Todo el año 
Cultivar y fomentar las relaciones enviando boletines de noticias de la delegación, tarjetas de Navidad, información sobre otros eventos, tarjetas para recordar fechas, etc.  

Voluntarios 
Desde el grupo principal de voluntarios hasta los tan necesarios voluntarios para el día del evento, esta sección se centra en las responsabilidades clave y lo ayudará a garantizar que se satisfagan todas sus necesidades de "mano de obra". 

Comité de voluntarios 
Forme un comité con voluntarios talentosos, apasionados por nuestra causa y dispuestos a aprovechar sus conexiones con la comunidad, ya que son fundamentales para el éxito y el crecimiento de su carrera Jingle Bell Run local. Puede utilizar las siguientes herramientas para desarrollar y mejorar su comité para el evento Jingle Bell Run.  

Estructura y herramientas para el comité 
Asegúrese de tener una estructura de comité que especifique quiénes serán los voluntarios que se dedicarán a funciones y responsabilidades específicas. Esto ayudará a que su comité trabaje de forma unida hacia el objetivo, y a que se responsabilicen conjuntamente por las tareas asignadas. Recuerde que su comité debe incluir voluntarios de diferentes grupos de la comunidad para fomentar un conjunto diverso de habilidades, ideas y contactos dentro de esta. 

• Descripciones de los puestos de trabajo dentro del comité 
• Organigrama del comité 
• Building Your Event:  Take a Tour of the Town 
• Building Your Event: Where to Find Event Day Volunteers 
• Brochure Distribution List 
• Community Calendar Listing Template 

Voluntarios para el día del evento
Si vemos al comité de voluntarios como el motor, los voluntarios del día serían la gasolina. Se necesitan ambas cosas para que el evento se desarrolle sin problemas. 
Antes del evento, mantenga un contacto regular con todos los voluntarios para ese día. Envíe correos electrónicos a cada voluntario con la siguiente información:

• Descripción de su puesto de trabajo ese día
• La Guía sobre redes sociales para voluntarios con el fin de que puedan ayudar a correr la voz
• Instrucciones para el día del evento: a qué hora hay que llegar, dónde hay que registrarse, etc.  
• Indicaciones para llegar al evento
• Agenda del día del evento
• Mapa de la ruta
• Instrucciones paso a paso de lo que hay que hacer en cada mesa o en una zona designada para los voluntarios
• Hoja con respuestas a las preguntas más frecuentes
  Información de contacto para el día del evento

Quienes participen en el evento verán a los voluntarios como un recurso y un punto de contacto, por lo que se debe capacitar a los voluntarios de forma exhaustiva para que tengan éxito.  

Asigne voluntarios líderes para supervisar diferentes áreas y hágalos responsables de formar su equipo.  Asegúrese de que cada área tenga una reunión antes del día del evento para repasar las tareas y toda la información importante. Si no es posible celebrar reuniones por separado, exíjale a los voluntarios que asistan a una reunión a primera hora de la mañana del día de la carrera para repasar los detalles. 

 

Planificación y logística del evento 

No existe evento de Jingle Bell Run sin la planificación y logística necesarias.  Los voluntarios y los participantes quieren formar parte de un evento bien organizado. Aquí está todo lo que necesita saber sobre la logística y las normas del evento. De esta forma, su comunidad local podrá disfrutar de lo que Greatist.com llamó "uno de los eventos temáticos más increíbles". 

• Programa del día del evento 
• Lista de comprobación de logística 

Normas del evento 

Jingle Bell Run es una carrera cronometrada de 5 kilómetros. La mayoría de los eventos también incluyen actividades opcionales adicionales, como una caminata de 5K, una carrera simbólica para niños y una caminata de 1 milla (para personas con artritis). También se permiten distancias más largas, como una carrera de 10K, siempre que no pretendan sustituir la carrera estándar de 5K. 

• Debe tener una línea de salida/llegada claramente marcada. 
• Debe haber un reloj para calcular el tiempo; se prefiere que haya un director de carrera oficial. 
• Se deben brindar dorsales a los participantes. 
• Se prefiere el cronometraje por chip para las carreras de más de 500 participantes. 
• Se prefieren las rutas certificadas por USTAF en las carreras de más de 500 participantes. 

Reclutamiento 

Le damos todas las herramientas que necesita para que los equipos locales tintineen hasta la línea de llegada de la carrera Jingle Bell Run.  

Reclutamiento de equipos 
Reclutar, capacitar y retener equipos debe ser la prioridad principal tanto del personal local como de los comités de voluntarios.  

¿Por qué son tan importantes los equipos? El capitán del equipo recauda, en promedio, $346. Los miembros del equipo recaudan un promedio de $41 en comparación con los $33 que recaudan los participantes individuales.  

Una forma de entusiasmar a los miembros del equipo con la próxima carrera es organizar un evento interno de iniciación del equipo.  

Utilice las siguientes herramientas para ayudar a los capitanes de los equipos con el reclutamiento y la planificación de un evento de iniciación: 

• Team Captain Handbook 
• Team Goal Setting Form 
• Kickoff Agenda 

Equipos nacionales
El Programa Equipo Nacional es una oportunidad para que las empresas y organizaciones con oficinas en todo el país participen en los eventos de la carrera Jingle Bell Run a nivel nacional. Es una forma estupenda de levantar la moral de los empleados. 

Si su empresa u organización está interesada en formar un equipo regional o nacional, póngase en contacto con [email protected].

Varias empresas y organizaciones de todo el país ya se han comprometido a formar equipos para la carrera Jingle Bell Run en varias localidades del país. Entre ellas se incluyen las siguientes:

• Personal de la Arthritis Foundation
• Conexiones de Live Yes!
• Equipo AbbVie
• Equipo nacional de AOII

Cumplimiento de la misión
El cumplimiento de la misión consiste en crear conciencia entre los participantes sobre la gravedad de la artritis a través de su participación en la carrera Jingle Bell Run. 

La artritis afecta a 1 de cada 4 adultos y a 300,000 niños en Estados Unidos. Es la principal causa de discapacidad.  Contrario a los que muchos creen, la artritis no es solo un dolor menor, una molestia o una "enfermedad de ancianos". Para muchas personas de todas las edades, la artritis es una enfermedad grave, que avanza y que puede ser mortal. 

La carrera Jingle Bell Run es una oportunidad para incluir a más personas en nuestra misión. Al formar parte de este evento, los participantes y voluntarios ayudan a la Arthritis Foundation a encontrar mejores tratamientos y, en última instancia, una cura, además de apoyar programas y servicios que reducen el impacto de la enfermedad.