Visita a funcionarios electos

Como miembro del ejército de defensores de la Arthritis Foundation, es importante establecer un vínculo con sus funcionarios electos y su personal. Una muy buena manera de hacerlo es organizar una reunión presencial para conversar las cuestiones pertinentes a la artritis y compartir su historia personal. Si bien puede conversar sobre la legislación específica con su funcionario electo, no es necesario que empiece con esa temática. Simplemente puede dar inicio a la conversación con un problema o una inquietud que tenga. Utilice esta guía cuando se comunique con la oficina de su funcionario electo para organizar la reunión. 

Cada oficina tiene un método de comunicación preferente. Como primer paso, llame a la oficina de su funcionario electo y pida hablar con el coordinador de citas. Con frecuencia, le pedirán que envíe su solicitud por fax, pero también pueden preferir la solicitud por correo electrónico. 

Si le programan una reunión con un asistente legislativo, no se ofenda. Ellos son los expertos en la temática y tienen una gran influencia en el funcionario electo. A pesar de que haya programado una reunión con el funcionario electo, es posible que el funcionario no pueda asistir debido a compromisos de agenda de último minuto. 

Suele ser más fácil reunirse con el funcionario electo en su oficina del distrito. Si coordina una reunión con un congresista, intente concretar la reunión cuando estén en casa (en el distrito), ya que sus agendas suelen ser más flexibles. Los senadores de EE. UU. normalmente tienen más de una oficina en su estado de residencia. Si una persona se unirá a la reunión, asegúrese de proporcionar los nombres completos de todos los participantes al coordinador de citas. Sea claro con respecto a lo que quiere conversar. No plantee temas inesperados. 

Utilice la siguiente lista de consejos para prepararse para su reunión, que lo ayudarán a estar listo para transmitir un mensaje convincente y tener un impacto positivo. 

• Sea breve y agradable (menos de cinco minutos). 
• Diga su nombre y dónde vive. 
• Indique el propósito de su llamada: coordinar una reunión con el funcionario electo o el personal pertinente. 
• Indique la problemática.
• Comparta brevemente por qué está preocupado por dicha problemática, e incluya algo de información de contexto y complementaria. 
• Comente quiénes asistirán a la reunión.
• Diga al coordinador de citas cómo pueden contactarlo (por correo electrónico o por teléfono).

• Sea breve y agradable (menos de tres párrafos). 
• Diga su nombre y dónde vive. 
• Indique el propósito de su mensaje: coordinar una reunión con el funcionario electo o el personal pertinente. 
• Comente quiénes asistirán a la reunión. Cierre el mensaje con la forma en la que pueden contactarlo (por correo electrónico o por teléfono).

Comuníquese con el coordinador de citas

Contacte a la oficina de su funcionario electo para organizar una cita para la reunión. Plantee el tema que quiere tratar en la reunión e indique las personas que estarán presentes.

Práctica

Dedique un tiempo a practicar los temas que tratará con su funcionario electo.

Puntos centrales

Elabore puntos centrales claros y fáciles de entender para usted.

Sea breve

No sobrecargue al funcionario electo o a sus colaboradores con numerosas cuestiones. Limite los temas a dos problemáticas principales por cada reunión.

Prepare un paquete de referencia

Arme un paquete con información "de referencia" para dejar a su funcionario electo y sus colaboradores. Recuerde traer varias copias de estos materiales para repartir entre los colaboradores del equipo que asistan a la reunión. Este paquete debe incluir documentos relevantes como: 

• Una hoja informativa sobre la problemática planteada
• Una copia de la legislación que respalda/a la que se opone
• Comunicados de prensa, artículos o entradas en blogs sobre la problemática
• Su tarjeta de presentación o información de contacto

Haga su tarea

Antes de ir a la reunión, haga una investigación de su funcionario electo para conocer sus antecedentes legislativos, entre los que se incluyen sus asignaciones en el comité e historial de votación.

Sea puntual

Planifique su visita con anticipación y sepa exactamente el lugar a dónde se dirige.

Vístase para el éxito

Las reuniones con los funcionarios electos y su personal son normalmente formales y usted debe llevar un atuendo profesional.

Tenga seguridad

Usted tiene mucho para ofrecer, ya sea una historial personal o simplemente información sobre un tema en particular. Los funcionarios electos y sus colaboradores valoran la información de sus votantes.

Sea breve

Las reuniones con los funcionarios electos y sus colaboradores generalmente duran entre 15 y 20 minutos. También es posible que le pidan reunirse en un lugar inusual, como un pasillo o espacios muy reducidos. Trate de no distraerse.

Sea específico

Solicite a su funcionario electo que tome una medida específica. Por ejemplo, "Le pido que vote por el proyecto de ley número XXXX de la Cámara de Representantes".

Dirija el foco de la reunión

Durante su conversación, si el legislador o colaborador habla sobre algo sin relación con el tema, retome la conversación hacia lo que usted planteó. 

• Presente rápidamente a las personas que están en su reunión. Indique dónde viven y por qué están presentes.
• Explique la problemática y destaque los tres puntos principales que quiere comunicar.
• Comparta su historia personal, junto con ejemplos y datos específicos para resaltar la importancia de la problemática o legislación que plantea. Muestre a su funcionario electo por qué esto es importante para su electorado.  

Sea honesto y tenga amplitud de criterio

Sea claro respecto a su posición en la problemática, incluso si difiere de la visión de su funcionario electo. Pregunte educadamente la posición de su legislador respecto al tema planteado y por qué mantiene dicha postura. El funcionario electo podría tener una posición diferente a la suya pero, al reunirse con él, es posible que pueda suavizar o incluso cambiar su postura. Tenga amplitud de criterio y sea educado siempre que responda a los argumentos en contra. Su credibilidad es el bien más importante que tiene: siempre diga la verdad. Si le hacen una pregunta y no sabe la respuesta, no invente una. Dígale a la persona que le hace la pregunta que averiguará la respuesta y volverá a comunicarse con él.

Muestre respeto

No use un lenguaje duro ni agresivo, ni haga ataques personales. No discuta. No espere que su funcionario electo o su equipo sean un experto en su tema planteado. Recuerde, es su tarea instruir a su representante en la importancia de su problemática y en cómo pueden ayudarlo.

No se comprometa a algo que no puede concretar

Si le ofrece enviarle más información o materiales a un funcionario electo y sus colaboradores, hágalo de inmediato.

Manténgase involucrado

Tome notas durante la reunión para que pueda dar seguimiento, buscar claridad y proporcionar más detalles sobre un tema central en particular.

Capture los momentos

Tome fotos con el funcionario electo y sus colaboradores. Las fotos son muy buenas para las redes sociales y la difusión después de la reunión.

Agradezca

No se olvide de agradecer a su funcionario electo por reunirse con usted y por la atención al tema planteado.

No se desaliente ni ofenda

Está bien si se reúne con los colaboradores en lugar de con el funcionario electo, o si la reunión se pospone. Las agendas legislativas son increíblemente ajustadas y, a veces, es más productivo reunirse con un colaborador del equipo que se especializa en su área de enfoque.

Dé seguimiento

Contáctese con su funcionario electo después de la reunión a través de un correo electrónico de agradecimiento; también envíe una carta de agradecimiento por correo postal. Si prometió enviar información adicional en su reunión, hágalo.

Manténgase involucrado

Mostrar su constante participación después de la reunión ayuda a construir un vínculo con su funcionario electo y sus colaboradores. No se comunique únicamente con el funcionario electo o sus colaboradores cuando está preocupado por un asunto o necesita solicitar algo. Agradézcales cuando hayan hecho algo que usted respalda.

RECUERDE: El equipo de defensa y acceso de la Arthritis Foundation siempre está disponible para brindarle su apoyo. Envíe sus preguntas a esta dirección.